Abt. Aktenarchivierung und -verwaltung

Aufbewahrungsfristen nach dem
Bundesdatenschutzgesetz

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Allgemeines

Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind 6 Jahre aufzubewahren. Diese Frist gilt auch für Lohnkonten, sofern sie nicht Bestandteil der Buchführung sind.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Handels- und Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungspflicht mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Wurde z.B. die Buchführung für das Wirtschaftsjahr 1999 z.B. im März 2000 durch letzte Eintragungen abgeschlossen, begann die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres 2000. Bei der zehnjährigen Frist dürfen diejenigen Unterlagen vernichtet werden, deren letzte Eintragung vor dem 1.1.2001 erfolgte; bei der Sechsjahresfrist ist der 1.1.2005 der entsprechende Stichtag.

Das Ende der Aufbewahrungsfrist tritt nach Ablauf der jeweiligen Frist ebenfalls mit Ablauf des Kalenderjahres ein. Nach Ablauf der Fristen brauchen Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, wenn sie für eine begonnene Aussenprüfung, für eine vorläufige Steurfestsetzung, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Verfahren, für ein schwebendes oder auf Grund einer Aussenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerzahlers von Bedeutung sind.

Unterlagen zur gesicherten Vernichtung ab dem 01. Januar 2011