Hase in Sicherheit

M. Klauenberg GmbH
Abt. Aktenarchivierung und -verwaltung

Aufbewahrungsfristen nach dem
Bundesdatenschutzgesetz

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Allgemeines

 
10 Jahre aufzubewahren sind Geschäftsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, die zu Ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweiungen und Organisationsunterlagen sowie die entsprechenden Buchungsbelege.

Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind 6 Jahre aufzubewahren. Diese Frist gilt auch für Lohnkonten, sofern sie nicht Bestandteil der Buchführung sind.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Handels- und Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungspflicht mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Wurde z.B. die Buchführung für das Wirtschaftsjahr 2012 z.B. im März 2013 durch letzte Eintragungen abgeschlossen, begann die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres 2013. Bei der zehnjährigen Frist dürfen diejenigen Unterlagen vernichtet werden, deren letzte Eintragung bis zum 31.12.2005 erfolgte; bei der Sechsjahresfrist ist der 31.12.2009 der entsprechende Stichtag.

Das Ende der Aufbewahrungsfrist tritt nach Ablauf der jeweiligen Frist ebenfalls mit Ablauf des Kalenderjahres ein. Nach Ablauf der Fristen brauchen Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, wenn sie für eine begonnene Aussenprüfung, für eine vorläufige Steurfestsetzung, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Verfahren, für ein schwebendes oder auf Grund einer Aussenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerzahlers von Bedeutung sind.

 

Unterlagen zur gesicherten Vernichtung ab dem 01. Januar 2020

Außendienstabrechnungen, soweit Buchungsbelege 2009
Ausgangsrechnungen 2009
Ausfuhrunterlagen 2013
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung 2009
Anlagenvermögensbücher und -karteien 2009
Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben 2013
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 2009
Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege) 2009
Akkreditive 2009
Abtretungserklärungen nach Erledigung 2013
Abschreibungsunterlagen 2009
Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 2009
Buchungsbelege 2009
Buchungsanweisungen 2009
Bilanzunterlagen 2009
Bilanzen (Jahresabschlüsse) 2009
Bewirtungsrechnungen (soweit Buchungsbelege) 2009
Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 2009
Betriebsprüfungsberichte 2013
Betriebskostenrechnungen 2009
Betriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsunterlagen 2009
Bestell- und Auftragsunterlagen 2013
Belege, soweit Buchfunktion (offene-Posten-Buchhaltung) 2009
Bankbürgschaften 2013
Bankbelege 2009
Doppel von Rechnungen 2009
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 2009
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) 2009
Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage, nach Ablauf des Vertrages) 2013
Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 2013
Exportunterlagen 2013
Essenmarkenabrechnungen (soweit Buchungsbelege) 2009
Eröffnungsbilanzen 2009
Einnahmen-Überschuss-Rechnung 2009
Eingangsrechnungen 2009
Einfuhrunterlagen 2013
Frachtbriefe 2013
Finanzberichte 2013
Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 2009
Gutschriften 2009
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 2009
Grundbuchauszüge 2009
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) 2009
Geschenknachweise 2013
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften) 2013
Geschäftsberichte 2009
Gehaltslisten 2009
Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) 2009
Handelsregisterauszüge 2013
Handelsbücher 2009
Handelsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften) 2013
Investitionszulage (Unterlagen) 2013
Inventar 2009
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 2009
Jahresabschlüsse und Erläuterungen 2009
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege, nach Ablauf des Kreditvertrages) 2009
Konzernlageberichte (mit zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen u. sonst. Organisationsunterlagen) 2009
Konzernabschlüsse 2009
Kontoauszüge 2009
Kontenregister 2009
Kontenpläne und Kontenplanänderungen 2009
Kassenzettel 2013
Kassenbücher und –blätter 2009
Kassenberichte 2009
Lohnlisten 2009
Lohnbelege (soweit Buchungsbelege) 2009
Lieferscheine (soweit Buchungsbelege) 2009
Lagerbuchführungen 2009
Lageberichte 2009
Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 2013
Mahnungen und Mahnbescheide 2013
Magnetbänder mit Buchfunktion 2009
Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege) 2009
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 2009
Prozessakten (nach Beendigung des Verfahrens) 2009
Protokolle (allgemeiner Art) 2013
Preislisten 2013
Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 2013
Quittungen 2009
Reisekostenabrechnungen 2009
Rechnungen 2009
Steuerunterlagen und Steuererklärungen 2009
Spendenbescheinigungen 2009
Schriftwechsel (allgemein) 2013
Schadensunterlagen 2013
Saldenbilanzen 2009
Sachkonten 2009
Telefonkostennachweise (soweit Buchungsbelege) 2009
Umsatzsteuervoranmeldungen 2009
Überweisungsbelege 2009
Überstundenlisten 2013
Verträge (soweit nicht Buchungsgrundlage) 2013
Versicherungspolicen 2013
Versand- und Frachtunterlagen 2013
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen, soweit nicht Buchungsbelege) 2013
Vermögensverzeichnis 2009
Verkaufsbücher 2009
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 2009
Wechsel (soweit Buchungsbelege) 2009
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 2009
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) 2009
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 2009
Zollbelege 2009